Todo lo que debes saber sobre un SGA

Después de la publicación de los dos artículos anteriores en los que hemos desarrollado en profundidad qué es y qué ventajas ofrecer un SGA para la gestión de un almacén, en éste resumiremos el contenido. Para que no queden dudas de los beneficios y la utilidad de implantar un SGA en tu empresa. Aquí conocerás todo lo que debes saber sobre un SGA.

¿Qué es un SGA?

Un SGA es un software diseñado para gestionar las operaciones logísticas dentro de un almacén, con el objetivo de controlar el stock de cada referencia y sus ubicaciones, con trazabilidad 100% de cada movimiento realizado desde la entrada del material hasta la expedición.

¿Cuáles son los beneficios de contar con un SGA?

1.- Reducción del tiempo administrativo necesario para la gestión logística.

2.- Stock 100% fiable y controlado.

3.- Optimización de tiempos y desplazamientos en la realización de los procesos.

4.- Optimización de espacio.

5.- Reducción de errores en la ejecución de los procesos.

6.- Trazabilidad 100% de todos los movimientos realizados.

7.- Control de la productividad del almacén y de los operarios.

El resultado final es una reducción de costes incrementando el beneficio de la empresa.

Tipos de operaciones que pueden ser gestionadas por un SGA

Un sistema de gestión de almacén (SGA) controla todos los procesos que se realizan dentro de un almacén desde el proceso de recepción hasta el proceso de expedición.,

Gestión del proceso de recepción:

Con la integración de los pedidos de compra se planifica la llegada del material. El SGA controla la recepción y chequeo de todo el material descargado pudiendo identificarlo mediante la impresión de etiquetas y declarando incidencias en la recepción en caso necesario.

Gestión del proceso de ubicación:

El SGA guía la ubicación del material para optimizar los desplazamientos y el espacio en el almacén. Todo el material ubicado está controlado mediante el SGA pudiendo trazar cada movimiento de ubicación.

En función de las necesidades el SGA ofrecerá la ubicación óptima, pudiendo ser directamente a una ubicación en el almacén, a zona de calidad, cross-docking, ubicación de picking o zona de preparación de pedidos.

Gestión del proceso de abastecimiento:

El SGA generará las tareas de abastecimiento a las ubicaciones de picking o puntos de uso del material en función de los parámetros configurados ya sea por mínimo, requerimiento…

Gestión del proceso de picking y expedición:

Con la integración de los pedidos de venta se planifica la preparación y expedición de los pedidos. El SGA generará las tareas de picking necesarias para preparar los pedidos en función de la tipología óptima de preparación de pedidos. La realización de las tareas estará guiada por el SGA para optimizar los desplazamientos.

El Sistema de Gestión de Almacén controla la carga de los camiones pudiendo integrarse con los transportistas para preparar las etiquetas y documentación necesaria para la expedición.

Otros procesos:

Del mismo modo que el SGA controla los procesos principales de la logística interna del almacén también gestiona otros procesos como:

Muro de calidad: gestión de los stocks en proceso de revisión o rechazo.
Devoluciones: control de las devoluciones con una configuración de actuación previa.
Alertas: configuración de alertas que permitan controlas las incidencias a tiempo.
Traslados: generación y control de los traslados entre almacenes.

Proceso lógico controlado por un SGA

En general, un SGA es una es una herramienta para administrar y controlar el inventario y los procesos de almacén de manera óptima, lo que mejora la eficiencia y reduce los costes incrementando el beneficio.

Si definiéramos un proceso general de cómo funciona un SGA éste sería:

Recepción de mercancías: la gestión del stock en todo almacén comienza por la entrada del material. A partir de la tecnología de identificación definida en cada almacén (RFID, radio -frecuencia…) se realiza el chequeo del material mediante lectura con terminales.
Almacenamiento de productos: Una vez que se ha creado el stock en el proceso de recepción, los productos se almacenan en las ubicaciones óptimas en función de los parámetros configurados. La ubicación se registra en el SGA para poder trazarla.
Preparación de pedidos: Cuando se recibe un pedido, el SGA identifica el requerimiento y genera las tareas para abastecer los productos necesarios desde las ubicaciones del almacén.
Picking: El personal del almacén hace picking del material necesario para completar cada pedido y expedirlo.
Control de inventario: El SGA controla el stock en tiempo real y actualiza automáticamente la información de inventario en el sistema en función de las operaciones realizadas en el almacén.
Generación de informes: El SGA registrar todos los datos de los movimientos realizados en el almacén que permiten generar los informes con la información necesaria para la toma de decisiones.